Paramétrer votre compte vendeur
Un parcours en 3 chapitres pour configurer votre compte fournisseur, structurer vos produits, et activer vos premières ventes en toute autonomie.
Bienvenue chez PivoHub !
Ce guide a été conçu pour vous accompagner pas à pas dans la configuration initiale de votre compte vendeur sur PivoHub. Que vous soyez producteur ou fournisseur, vous trouverez ici toutes les étapes essentielles pour démarrer en autonomie.
Pensez-le comme un manuel scolaire : chaque chapitre couvre un thème, propose des objectifs d’apprentissage clairs, vous guide étape par étape, et se termine par une checklist pour valider que tout est en place avant de passer au suivant.
Comment utiliser ce guide
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Vue d’ensemble du parcours
Chapitre | Objectif |
1 · Mon compte | Configurer les paramètres de votre entreprise, votre profil public, votre équipe et les rôles d’accès. |
2 · Mes produits | Créer vos produits, définir vos prix, et gérer votre inventaire. |
3 · Mes clients & règles | Ajouter vos clients, organiser des groupes, et appliquer des règles de vente (rabais, promotions, prix négociés). |
Chapitre 1 — Paramétrer votre compte
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Un compte bien configuré, c’est la fondation de votre activité sur PivoHub. Avant même de créer votre premier produit, prenez le temps de remplir ces sections — vous ne reviendrez ensuite que pour des ajustements ponctuels.
1.1 Configurer les paramètres de votre entreprise
Le module Paramètres rassemble toutes les informations légales, fiscales et opérationnelles de votre compte. C’est ici que vous activez aussi certaines fonctionnalités avancées.
Marche à suivre :
Dans le menu principal en haut à droite, cliquez sur Menu puis sur Paramètres.
Onglet Entreprise : renseignez votre raison sociale, téléphone, personne contact, courriel et adresse civique.
Onglet Permis : si vous produisez ou distribuez de l’alcool, ajoutez votre permis de production. C’est requis pour la conformité réglementaire.
Onglet Facturation : définissez votre préférence de suffixe pour les numéros de commandes et factures PivoHub.
Onglet Approbation instantanée : activez l’option pour permettre aux détaillants de vous ajouter et de commander immédiatement, sans approbation manuelle de votre part.
Onglet Avancé : créez vos types de tâches et de notes personnalisés pour votre équipe.
ℹ️ À noter - L’onglet Permis ne s’applique qu’aux entreprises soumises à une réglementation spécifique (alcools). Si ce n’est pas votre cas, vous pouvez sauter cette étape. |
✓ Bonne pratique - Activez l’approbation instantanée dès le départ : c’est ce qui transforme une visite curieuse de détaillant en une première commande passée le jour même. |
? Article source : Paramètres
1.2 Compléter votre profil vendeur public
Votre profil est votre vitrine sur PivoHub : c’est ce que les détaillants voient pour décider de vous suivre, d’entrer en contact et de passer commande. Un profil complet et visuellement soigné attire davantage d’acheteurs.
Les 5 éléments à compléter
Élément | Pourquoi c’est important |
Photo de bannière | Première impression visuelle sur votre fiche publique. Mettez en avant votre marque, vos produits ou votre lieu. |
Logo | Identifie votre marque dans la marketplace, les catalogues et les factures. |
Slogan | Phrase courte qui résume votre positionnement. |
Description | Texte plus long qui raconte votre histoire et vos valeurs. |
Coordonnées | Téléphone, courriel et adresse — pour que les acheteurs vous contactent facilement. |
Marche à suivre :
Rendez-vous sur la page Profil depuis votre menu.
Cliquez sur Modifier.
Ajoutez votre bannière, votre logo, votre slogan et votre description.
Mettez à jour vos coordonnées et cliquez sur Sauvegarder.
Bilingue : remplir les deux langues
PivoHub étant utilisé par des acheteurs francophones et anglophones, tous les champs textuels (nom d’entreprise, slogan, description, description publique…) peuvent être saisis dans les deux langues. La bonne version s’affichera automatiquement selon la langue choisie par l’utilisateur.
Marche à suivre :
Remplissez d’abord chaque champ dans votre langue principale (français ou anglais).
Cliquez sur en-CA (ou fr-CA, selon le cas) pour basculer vers l’autre langue, puis saisissez la traduction — soit manuellement, soit en cliquant sur Traduire en anglais / Traduire en français.
Répétez pour chaque champ que vous voulez bilingue.
Cliquez sur Sauvegarder.
Les crochets ✓ affichés à côté de en-CA et fr-CA confirment qu’une version a bien été enregistrée dans chacune des langues.
★ Comment fonctionne la traduction automatique Dès qu’un champ est rempli dans une seule langue, le bouton Traduire en anglais (ou Traduire en français) apparaît à droite du sélecteur de langue. Un clic suffit : PivoHub génère la version dans l’autre langue. Cela fonctionne dans les deux sens (FR → EN comme EN → FR). Relisez toujours le résultat avant de sauvegarder, surtout pour les noms de marque, slogans et expressions idiomatiques. |
Astuce - Si une seule langue est saisie pour un champ donné, c’est cette version qui s’affichera par défaut à tous les utilisateurs, peu importe leur langue. Pour éviter ça, complétez systématiquement les deux côtés — ou laissez la traduction automatique le faire pour vous. |
ℹ️ À noter - Certaines sections de votre profil sont consultables publiquement sur la carte explore.pivohub.com. Évitez d’y indiquer des informations commerciales confidentielles (promotions, conditions d’achat, prix négociés) — réservez ces éléments aux modules privés comme Règles de vente ou Groupes. |
Article source : Mettre à jour votre profil vendeur
1.3 Inviter votre équipe et gérer les rôles
Le module Utilisateurs et rôles vous permet d’ajouter des collègues à votre compte et de leur attribuer un niveau d’accès adapté à leur fonction. Chaque utilisateur reçoit ainsi sa propre interface, limitée aux modules qui le concernent.
Les rôles disponibles par défaut
Avant même de créer quoi que ce soit, PivoHub vous fournit deux rôles standards prêts à l’emploi :
Rôle par défaut | Niveau d’accès |
Admin | Accès complet à toutes les fonctionnalités de la plateforme, y compris la gestion des utilisateurs, les paramètres de l’entreprise, la facturation et les intégrations. |
Utilisateur | Accès aux opérations courantes : Profil · Tableau de bord · Inventaire · Disponibilité & prix · Commandes - Ventes · Groupes · Clients · Campagne · Produits · Rapports. Idéal pour les collaborateurs qui n’ont pas besoin de toucher aux paramètres sensibles, à la facturation ou à la gestion des utilisateurs. |
Ces deux rôles suffisent dans la plupart des cas. Si vous avez besoin d’un niveau d’accès plus fin (par exemple : un représentant qui voit les commandes mais ne peut pas les modifier), vous pouvez créer votre rôle personnalisé — c’est l’objet de l’Étape 1 ci-dessous.
✓ Bonne pratique Évitez le compte unique partagé. Créez un utilisateur par personne dans votre équipe : vous gardez la traçabilité des actions, vous pouvez révoquer un accès sans bloquer tout le monde, et chacun reçoit ses propres notifications. |
ℹ️ Ordre recommandé Créez d’abord vos rôles personnalisés si nécessaire : vous pourrez ensuite assigner directement le bon rôle à chaque collaborateur au moment de l’inviter, sans avoir à revenir le modifier plus tard. |
Étape 1 — Créer un rôle personnalisé (cas d’usage : représentant)
Imaginons un cas concret : vous voulez donner à votre représentant terrain l’accès aux modules de vente, mais l’empêcher de modifier les paramètres comptables ou de voir des données sensibles. Voici comment créer un rôle sur mesure.
Marche à suivre :
Dans Utilisateurs & Rôles, onglet Rôle, cliquez sur + RÔLE en haut à droite.
Nommez le rôle (ex. : « Représentant Lecture seule »).
Sélectionnez les modules auxquels l’utilisateur aura accès.
En activant Commandes – Ventes, vous accédez à une option supplémentaire : Lecture seule. Cochez-la pour empêcher toute modification.
Cliquez sur Sauvegarder.
★ Bon à savoir Si un utilisateur a un rôle qui exclut un module, il ne recevra pas non plus les notifications associées. C’est conçu pour qu’il ne soit pas pollué par des alertes hors de son périmètre. |
Étape 2 — Inviter un nouvel utilisateur
Une fois vos rôles définis (ou si les rôles par défaut Admin et Utilisateur vous suffisent), vous pouvez inviter votre équipe en leur attribuant directement le bon niveau d’accès.
Dans le menu de droite, cliquez sur Utilisateurs et rôles.
Cliquez sur Inviter en haut à droite.
Renseignez l’adresse courriel du collaborateur : c’est là qu’il recevra son lien de création de compte.
Choisissez le rôle à lui attribuer (Admin, Utilisateur, ou un rôle personnalisé créé à l’Étape 1).
Suivez les invitations envoyées dans l’onglet Invitations — vous pouvez les révoquer à tout moment.
Une fois l’invitation acceptée, vous pourrez modifier son rôle à tout moment depuis la liste des utilisateurs en cliquant sur le crochet.
? Article source : Utilisateurs et rôles
? Article source : Ajouter un utilisateur à un rôle personnalisé
Chapitre 2 — Vos produits
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Vos produits sont le cœur de votre présence sur la plateforme. Plus ils sont complets et bien renseignés, plus ils seront visibles et attractifs pour les acheteurs. Ce chapitre vous guide dans la création de votre premier produit, sa tarification et la gestion de son inventaire.
2.1 Créer un produit
Un produit dans PivoHub se compose d’un produit parent (nom, catégorie, description) et d’un ou plusieurs formats (volume, contenant, unité de distribution). Vous pouvez par exemple créer une bière et ensuite lui associer trois formats : canette 473 ml, bouteille 750 ml, et fût de 30 L.
! Point critique Vous ne pourrez pas modifier la catégorie d’un produit après sa création. Choisissez-la avec soin lors de l’étape initiale. |
Marche à suivre :
Cliquez sur Menu > Produits.
Cliquez sur + Produit en haut à droite.
Sélectionnez la catégorie la plus représentative.
Saisissez le nom du produit — sans indiquer le format ou le nom de votre compagnie.
Ajoutez une description en français et/ou en anglais. Incluez ingrédients, attributs, histoire du produit, etc.
Cliquez sur Sauvegarder & Suivant.
Choisissez le type de format (canette, bouteille, fût…).
Renseignez le type d’unité (volume, poids) et le format de distribution (caisse de X unités).
Vérifiez le résumé et cliquez sur Sauvegarder. Le format est créé.
Pour ajouter un autre format au même produit, cliquez sur Nouveau format et répétez les étapes 7-9.
✓ Bonne pratique Pour le nom de produit, restez court et descriptif (ex. : « IPA Tropicale »). Le format et la marque s’ajoutent automatiquement dans la fiche. |
★ Consigne automatique sur les contenants consignables Si vous créez un format avec un contenant consignable (canette, bouteille en verre, fût…), la consigne est automatiquement calculée et ajoutée lors de la prise de commande. Aucune manipulation supplémentaire requise de votre part. Vous pouvez modifier le statut consignable d’un contenant (ou en créer un nouveau) à tout moment via le module Consigne. |
Article source : Création de produit
2.2 Définir vos prix
Le module Prix vous permet d’associer un prix à chaque format de produit. Ce prix de base s’affiche sur le marché et peut être ajusté par des règles de vente (voir chapitre 3).
Les éléments du module Prix
Élément | Description |
Prix de base | Le prix initial affiché sur la marketplace. C’est lui qui s’applique en l’absence de toute règle de vente. |
Taxes | Calculées automatiquement selon votre emplacement. Quatre options : Exonération fiscale · Provinciale & Gouvernementale · Provinciale · Gouvernementale. |
Prix de détail suggéré (MSRP) | Recommandation du prix de vente final pour vos détaillants. Optionnel mais fortement conseillé. |
Prix spéciaux | Liste de toutes les règles de vente actives qui affectent le prix final pour certains clients ou produits. |
✓ Bonne pratique Définissez systématiquement un prix de détail suggéré (MSRP) : il informe vos clients du prix idéal de revente, fait apparaître votre produit dans les filtres avancés du marché acheteur, et active les intégrations POS (Alice, Lightspeed). | |
Article source : Prix
2.3 Gérer votre inventaire
La gestion d’inventaire est cruciale : c’est ce qui détermine la disponibilité visible de vos produits pour vos clients et vos distributeurs. Un inventaire bien tenu, c’est moins de ruptures, moins d’insatisfaction, et un meilleur réapprovisionnement.
Les 4 statuts d’inventaire
Statut | Signification |
En entrepôt | Stock physique présent dans vos installations. Modifiable manuellement avec assignation d’un numéro de lot pour la traçabilité. |
Chez vos distributeurs | Quantités stockées par vos partenaires de distribution. Mis à jour automatiquement quand un distributeur ajuste son inventaire. |
En transit | Produits en cours d’acheminement vers vos distributeurs. |
Livraison | Quantités déjà en cours de livraison vers un client final. |
Ajuster son inventaire manuellement
Allez dans Menu > Inventaire.
Cliquez sur le chiffre en gras sous la colonne Entrepôt du produit concerné.
Saisissez un nombre positif pour ajouter du stock, ou négatif pour en retirer.
Choisissez un motif d’ajustement et assignez un numéro de lot pour la traçabilité.
Validez.
Le SKU (Unité de gestion des stocks)
Sur la fiche de modification d’un produit, vous pouvez saisir un SKU : un code alphanumérique unique pour identifier le produit dans votre système interne. À ne pas confondre avec :
Le code produit unique PivoHub (identifiant interne de la plateforme),
Le code-barres UPC (utilisé en commerce de détail).
ℹ️ À noter Le SKU est facultatif côté PivoHub, mais devient indispensable dès que vous avez une intégration avec un POS (Alice, Lightspeed) ou un logiciel comptable (QuickBooks, Sage, Acomba). |
Article source : Inventaire
Chapitre 3 — Vos clients et vos règles commerciales
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Une fois vos produits prêts, il faut les rendre accessibles à vos clients dans les bonnes conditions. Ce chapitre couvre la gestion de votre clientèle : ajout des détaillants, organisation par groupes, et application de règles commerciales fines.
3.1 Ajouter un client
Que votre client soit déjà inscrit sur PivoHub ou non, vous pouvez l’ajouter à votre compte vendeur. La plateforme tente d’abord de retrouver son commerce dans sa base de données ; si elle ne le trouve pas, vous pouvez créer la fiche manuellement.
Marche à suivre :
Cliquez sur l’onglet Clients.
Sélectionnez Détaillant.
Cliquez sur Rechercher un commerce et entrez une adresse civique.
Confirmez avec C’est la bonne adresse ! quand PivoHub trouve votre commerce.
Vérifiez la mention Utilisateurs actifs : si elle est présente, le client a déjà accès à son compte détaillant et pourra accepter votre proposition pour vous commander de manière autonome.
Cliquez sur Suivant.
Si votre commerce n’apparaît pas dans les suggestions, cliquez sur Créer un nouveau compte pour saisir la fiche manuellement.
Une fois le client sélectionné, cliquez sur Fermer. La fiche apparaît dans votre module Client, prête pour paramétrage et commandes.
ℹ️ À noter Si le client est actif sur PivoHub, il reçoit une proposition d’ajout qu’il doit accepter. Dans tous les cas, sa fiche apparaît côté vendeur — vous pouvez la paramétrer et passer des commandes manuelles immédiatement. |
Article source : Ajouter un client
3.2 Créer et paramétrer un groupe de clients
Les groupes vous permettent de réunir vos clients selon des critères qui vous sont propres : type de commerce, région, niveau de fidélité, conditions de paiement, etc. Chaque groupe peut ensuite avoir ses propres règles automatiques (remises, exemptions, modalités de commande).
Créer un groupe
Allez dans l’onglet Groupes et cliquez sur Créer.
Saisissez un nom et choisissez une couleur d’identification.
Réglez les paramètres du groupe (voir tableau ci-dessous).
Les paramètres disponibles
Paramètre | Effet sur les clients du groupe |
Remise | Pourcentage de remise appliqué automatiquement à chaque commande. |
Quantité minimale | Nombre minimum d’unités à commander par transaction. |
Valeur minimale | Montant monétaire minimum pour qu’une commande soit acceptée. |
Taxes | Définit si le groupe est exempté de taxes ou non. |
Dépôts | Définit si le groupe est exempté des dépôts ou non. |
Commentaire nouvelle commande | Message affiché au client avant la finalisation de sa commande. |
Note sur les détails | Message affiché après la soumission de la commande. |
Commandes modifiables | Permet au client d’ajouter des articles à une commande déjà passée. |
Approbation automatique | Accepte et traite les commandes sans intervention manuelle. |
Facturation automatique | Envoie automatiquement la facture sans intervention manuelle. |
Méthode de paiement | Au choix : À réception · Net 15 · Net 30 · Net 45 · Autre. |
Article source : Groupes
3.3 Ajouter des clients à un groupe
Une fois vos groupes créés, vous pouvez y affecter vos clients en quelques clics — y compris en masse.
Dans le module Client, cochez les cases à gauche des clients que vous voulez regrouper.
Cliquez sur Action de masse > Ajouter / Enlever des groupes.
Sélectionnez un groupe existant ou créez-en un nouveau en saisissant son nom dans la case Ajouter les groupes.
Cliquez sur Sauvegarder.
Confirmez votre opération.
★ Bon à savoir Un client peut appartenir à plusieurs groupes simultanément. Les règles de vente correspondantes s’appliqueront cumulativement. |
Article source : Ajoutez des clients dans un groupe
3.4 Comprendre les règles de vente
Le module Règles de vente centralise tous vos modificateurs de prix. C’est ici que vous définissez vos
rabais saisonniers, vos remises volume, et vos prix négociés avec certains clients.
Anatomie d’une règle de vente
Bloc | Ce que vous y définissez |
Général & Période | Nom interne de la règle + plage de dates (illimitée ou bornée). |
Public & Produits | Qui voit cette règle (un client, un groupe, tous) et sur quels produits ou catalogues elle s’applique. |
Réductions | Une remise en pourcentage ou en montant, applicable à partir d’une certaine quantité. |
Remplacement de prix | Un prix fixe qui remplace le prix de base — pour des accords B2B négociés. |
ℹ️ À noter Réduction = ajustement temporaire ou conditionnel (ex. : 10% sur les caisses de plus de 5 unités, valable jusqu’au 30 juin). Remplacement de prix = nouveau prix « par défaut » pour un client donné. Le détaillant ne voit plus le prix de base, juste le sien. | |
Article source : Règles de vente
3.5 Créer une promotion ou un remplacement de prix
Voici la procédure complète pour créer une nouvelle règle de vente, qu’il s’agisse d’un rabais saisonnier ou d’un prix négocié.
Marche à suivre :
Cliquez sur Menu > Règles de vente (sous le module Produit).
Cliquez sur + Règle de vente.
Nommez la règle de manière descriptive (ex. : « Promo St-Patrick 2026 », « Prix Resto XYZ »). Ce nom reste interne.
Choisissez la durée : règle active en permanence, ou bornée par des dates précises.
Définissez l’audience : tous les clients, un groupe précis, ou un client spécifique.
Sélectionnez les produits visés (un catalogue complet ou des produits spécifiques).
Choisissez le type de règle : Rabais ou Remplacement de prix.
A — Si vous créez un rabais
Configurez votre remise : montant fixe ou pourcentage.
Option : ajoutez un seuil de volume (ex. : remise activée à partir de 6 caisses).
Vérifiez le résumé et cliquez sur Sauvegarder.
B — Si vous créez un remplacement de prix
Saisissez le nouveau prix fixe qui s’appliquera à la place du prix de base.
Pour des prix produit-par-produit, utilisez la colonne prix et saisissez chaque montant individuellement.
Vérifiez le résumé et cliquez sur Sauvegarder.
★ Bon à savoir Vous pouvez cumuler un rabais avec un remplacement de prix. Par exemple : prix négocié à 18$ pour un restaurateur (remplacement), puis -5% supplémentaires pendant un mois (rabais). |
! Point critique Un remplacement de prix masque le prix d’origine pour le client concerné. Il ne verra plus que son prix, ce qui évite toute friction commerciale. Assurez-vous donc que le prix saisi est correct avant de sauvegarder. |
Article source : Créer une promotion ou un remplacement de prix
Conclusion — Et maintenant ?
Bravo ! Si vous avez suivi les trois chapitres, votre compte vendeur PivoHub est opérationnel. Vous pouvez recevoir des commandes, facturer vos clients, et suivre vos stocks en toute confiance.
Prochaines étapes recommandées
OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
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Continuer à apprendre
La base de connaissance PivoHub est régulièrement enrichie. Quelques liens utiles :
Base de connaissance complète : help.pivohub.com
Mises à jour de la plateforme : section « Mise à jour de la plateforme »
Glossaire métier (MSRP, UPC, SKU…) : section « Outils & Terminologie »
✓ Un mot de la fin Ce guide vous a accompagné dans la mise en place initiale de votre compte. Vous reviendrez régulièrement sur certaines sections — c’est normal, et c’est fait pour. Si une étape vous bloque ou si vous avez une question : support@pivohub.com. Notre équipe de Succès Client est là pour vous accompagner. |
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