Utiliser l'enregistrement sur place (check-in géolocalisé)

Modifié le Mar, 31 Mars à 9:35 H

Le check-in géolocalisé est l'une des fonctionnalités phares du module Expert des Ventes. Il permet à vos représentants de terrain d'enregistrer leurs visites directement depuis le point de vente, en géolocalisation, et de créer des commandes, notes et tâches rattachées à cette visite.

ℹ️ À noter

Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans le forfait Expert des Ventes.

Elle est optimisée pour l'utilisation mobile sur le terrain.

Accéder au check-in

Ouvrez PivoHub depuis votre appareil mobile (ou navigateur).
Dans le menu principal, accédez à la section Visites / Enregistrement.
PivoHub suggère automatiquement les points de vente proches de votre position actuelle.
Sélectionnez le client que vous visitez et appuyez sur Enregistrer ma visite.

? Bon à savoir

Si la distance entre votre position réelle et l'adresse enregistrée du client est trop grande, PivoHub affichera une alerte.

Vous pouvez tout de même procéder au check-in, mais l'écart sera consigné dans le rapport.

Ce que vous pouvez faire pendant un check-in

Une fois le check-in démarré, vous avez accès à un menu d'actions rapides :

Action	Description
? Commande rapide	Créer une commande directement associée à cette visite.
? Note	Ajouter une note chronologique sur la visite (visible dans l'historique client).
✅ Tâche	Créer une tâche de suivi liée à ce client.
? Photo	Prendre ou importer une photo et la rattacher à la fiche client.
? Fiche client	Consulter la fiche complète du client sans quitter le check-in.

Au moment du check-in, PivoHub affiche également les tâches préexistantes pour ce client, afin que le représentant puisse les compléter pendant la visite.

Les boutons verts indiquent les actions déjà posées lors de cette visite (ex. une commande créée, une note ajoutée).

⚠️ Point critique

UNE COMMANDE N'EST RATTACHÉE À LA VISITE QUE SI ELLE EST CRÉÉE DEPUIS L'INTERFACE CHECK-IN.

Si le représentant crée la commande depuis le module Commandes général (hors check-in), elle NE sera PAS associée à la visite dans le rapport d'enregistrement.

Pour que la commande apparaisse dans vos rapports de visite, elle doit impérativement être créée via le bouton « Commande rapide » du check-in.

Terminer le check-in

Une fois la visite terminée, appuyez sur Terminer la visite.
La visite est enregistrée avec : date et heure, nom du représentant, point de vente visité, distance mesurée, toutes les actions effectuées.
Ces données sont visibles dans le Journal d'activité (admin) et téléchargeables via le Rapport d'enregistrement.

Configurer la liste de contrôle de visite

Votre administrateur peut configurer une liste de contrôle (checklist) par groupe de clients. Les représentants complètent cette liste pendant chaque visite. Voir l'article : Configurer une liste de contrôle pour les visites terrain.

✅ Bonne pratique

Conseil terrain : vérifiez les tâches ouvertes affichées au moment du check-in avant de commencer la conversation.

Elles résument les actions de suivi prévues pour ce client (rappel d'un produit, résolution d'un problème, etc.).